Werkt je organisatie met Microsoft Office 365, maar nog niet met Microsoft To Do-taakbeheer? Een gemiste kans, want deze tool biedt een volledige projectmanagementsysteem aan om medewerkers efficiënt met elkaar te laten samenwerken en taken bij te kunnen houden. Dat zorgt niet alleen voor overzichtelijkheid, maar kan ook voorkomen dat er geïnvesteerd moet worden in een extra projectmanagementtool zoals Asana of Monday. Tijd om kennis te maken met Microsoft To Do!
Wat is Microsoft To Do en hoe verschilt het van Outlook Takenlijst?
Microsoft To Do is een functie voor taakbeheer. Het is te koppelen met Outlook Takenlijst en zal naar verwachting Takenlijst gaan overnemen. Het is niet alleen vanuit Outlook te gebruiken, maar integreert volledig met andere Microsoft-functionaliteiten. Het heeft niet alleen een desktop app voor op de computer of laptop, maar ook voor op de telefoon.
De voordelen van Microsoft To Do
Microsoft To Do is al toegankelijk voor iedereen die werkt met Micosoft Office 365. Het is volledig geïntegreerd en gesynchroniseerd met Microsoft Sharepoint, Microsoft Outlook, Microsoft Office, Microsoft Planner en Microsoft Teams. Alle taken die er in Outlook staan, komen automatisch in Microsoft To Do terecht. Collega’s kunnen taken aan elkaar toewijzen, sorteren op prioriteit of taken een label geven. En zijn medewerkers even niet beschikbaar om op hun computer of laptop in de To Do te kijken? Dan is er ook een app beschikbaar: de Microsoft To Do App.
Aanraders: de belangrijkste functionaliteiten van Microsoft To Do
1. Suggesties voor Taken
Een van de meest opvallende nieuwe functies in Microsoft To Do is de mogelijkheid om taken automatisch aan te maken op basis van e-mails die je ontvangt in Outlook. To Do analyseert je e-mails en detecteert automatisch taken op basis van je correspondentie. Heel efficiënt!
2. Groepstaken
Met de nieuwe groepstakenfunctionaliteit kunnen medewerkers taken toewijzen aan specifieke teams of collega’s binnen je organisatie. Ideaal voor projectmanagement, zeker in combinatie met Microsoft Planner.
3. Prioriteiten stellen
Met de prioriteitenfunctie kunnen taken gemarkeerd worden als belangrijk, gemiddeld of laag. Ook kunnen taken gelabeld worden.
4. Integratie met Microsoft Teams en Planner
Zoals al eerder genoemd, is de To Do ideaal om te combineren met Microsoft Planner en Microsoft Teams. Medewerkers kunnen eenvoudig taken maken en beheren rechtstreeks vanuit deze apps, waardoor de workflow nog efficiënter wordt. Met Microsoft Planner is er de mogelijkheid om aparte planningen aan te maken waarin ‘borden’ gemaakt kunnen worden. In de borden kunnen bijvoorbeeld taken worden gespecificeerd en ideeën worden uitgewisseld. In deze borden kunnen medewerkers ook gebruik maken van To Do-checklijsten. De Planner is dus vergelijkbaar met projectmanagementtool Trello.
5. Slimme Suggesties en Herinneringen
To Do maakt gebruik van artificial intelligence (AI) om slimme suggesties te geven over welke taken iemand mogelijk wil voltooien op basis van vorige activiteiten. Daarnaast kunnen er herinneringen worden ingesteld om te laten weten (bijvoorbeeld met een herinnering in Outlook) wanneer het tijd is om aan een specifieke taak te werken.
Wij zijn fan
Met deze blogpost heb je hopelijk een goed overzicht gekregen van de nieuwe To Do-functionaliteit in Microsoft 365 en hoe het jouw organisatie kan helpen om efficiënter te werken. Wij zijn in ieder geval fan, en konden de kans niet laten liggen om onze klanten ervan op de hoogte te brengen. We hopen dat het je organisatie veel productiviteit gaat bezorgen!