Eerst maar even een persoonlijke noot
Ik krijg elke dag circa 200 mails. Een deel is spam en kan meteen weg, maar natuurlijk hou ik er dan nog een heleboel over. Vroeger stopte ik ze in mappen met een trefwoord. Dat kostte veel tijd. Bovendien zat ik soms met dilemma’s: moest een mailtje nou worden opgeborgen bij een zakenrelatie of bij het project dat we met die zakenrelatie uitvoerden? Of bij de leverancier die erbij was betrokken? Omdat ik het altijd leuk vind om mijn programma’s zo efficiënt mogelijk te gebruiken heb ik me na installatie van Office 365 een keer verdiept in de nieuwe mogelijkheden van Outlook en zo ontdekte ik een paar handige trucjes.
7 mailbox-tips
1. Hoofdregel: kan ik het binnen een minuut afhandelen dan doe ik dat meteen.
2. Spam classificeer ik direct als ‘ongewenste mail – afzender blokkeren’ (via de rechter muisknop). Af en toe kijk ik wel in mijn spambox om te zien of ik niets per ongeluk gemist heb.
3. Ik gebruik opvolgvlaggetjes om de mails te accentueren die later een actie van mij vereisen (via ‘Start’ in de menubalk).
4. Als ik bepaalde mails wil terugvinden of een overzicht wil hebben van de mails met opvolgvlaggetjes, maak ik een zoekmap aan (via ‘Map’ in de menubalk).
5. De mails van shared mailboxen – gedeelde mailboxen zoals ‘info@’ of ‘administratie@’ – krijgen een kleurcode, zodat ik ze later makkelijk kan terugvinden.
6. Sommige mails stuur ik automatisch door naar bepaalde mailadressen of een mailgroep met ‘snelle stappen’ (via ‘Start’ in de menubalk).
7. Met ‘regels’ (via ‘Start’ in de menubalk) zorg ik dat een mail van een bepaalde afzender altijd in een bepaalde map terechtkomt.
Tot slot…
Het spreekt voor zich dat ik niet klik op links in mails die ik niet voor 100 procent vertrouw en natuurlijk is onze antivirusbeveiliging en webprotectie volledig op orde.
Volgende keer: gooi je server het kantoor uit.
Rik Boelhouwer
Directeur van ICT Service Groep
Wil je me niet volgen, maar gewoon meer informatie of eens bijpraten, dan kan dat ook. Bel gerust op tel. 088-428 74 72 (vast en mobiel) of mail.