Hoeveel appjes en mails heb je wel niet nodig om binnen 1 project met elkaar samen te werken? Hoeveel reistijd kost het soms om naar een gezamenlijke vergadering te gaan? Dat kan beter! Daarom heeft Microsoft wat nieuws bedacht: Microsoft Teams. Als ICT-expert én ondernemer neem ik dit nieuwe programma onder de loep. Is Microsoft Teams dé oplossing?
Case:
Je richt een nieuwe projectgroep op, iedereen houdt elkaar via mail op de hoogte maar in de loop van het proces vergeet iemand een mailadres. Of er circuleert van een bestand een verouderde versie. En voor je het weet loopt een van de projectmedewerkers een informatieachterstand op en ontstaat er een communicatieprobleem met veel gedoe als gevolg. In het uiterste geval leidt dat zelfs tot bedrijfsschade. Dat wil elke ondernemer natuurlijk voorkomen.
Is Microsoft Teams handig?
Omdat ik altijd op zoek ben naar manieren om bedrijven te helpen efficiënter te werken en problemen op te lossen, werd ik blij toen recentelijk Microsoft Teams werd gelanceerd. Al blijf ik natuurlijk kritisch, hoor. Niet alles van Microsoft prijs ik de hemel in.
Hoe werkt Microsoft Teams?
Het haalt alle applicaties naar een platform toe, zodat je in je team goed kunt samenwerken. Daarbij heeft iedereen die bij het team hoort toegang tot de laatste versies van documenten, notities, leads, workorders en takenlijsten. En je kunt met elkaar chatten. Microsoft Teams werkt behalve op pc’s, laptops en tablets ook op je telefoon.
Eerst even de voordelen:
- Het hoort bij Office 365 en dat is makkelijk, want dan heb je niet weer een nieuwe licentie nodig voor een ander softwarepakket en het kost de IT-afdeling en het is relatief eenvoudig in te richten. Dus minder duur!
- Je gebruikt een interne chat waarbij je onderling als team alles kunt bespreken wat er nodig is. Dus je kunt makkelijker sparren met elkaar. En chatten is niet voor niets zo populair…
- Alle teambestanden staan bij elkaar, dus geen last meer van ‘versieverwarring’.
- Het is erg praktisch voor het thuis werken.
- Je kunt makkelijk videobellen.
- Het werkt goed op je smartphone, Mac, laptop, tablet, iPad, etc.
- Er is een gezamenlijke agenda voor het team.
En dan wat er niet zo handig aan is:
- Microsoft Team is nog lang niet af, de ontwikkeling is nog in volle gang. Er missen nog wel wat functionaliteiten, zoals toegang voor externe projectmedewerkers.
- De vormgeving is vrij eenvoudig. Zo kun je op je hoofdscherm maar een beperkt aantal applicaties weergeven.
En tot slot: is miscommunicatie echt verleden tijd?
Het blijft natuurlijk mensenwerk. Dus waar mensen werken kunnen sowieso altijd irritaties ontstaan of fouten worden gemaakt. Niettemin is het wel zo dat we – volgens cijfers van Microsoft zelf – twee keer zo vaak in teams werken als vijf jaar geleden. Dus de noodzaak om de onderlinge communicatie goed te laten verlopen is groot.
Volgende keer: Kan de gewone telefooncentrale de deur uit? Stap je over op VoIP? (bellen via internet)
Rik Boelhouwer
Directeur van ICT Service Groep
Wil je me niet volgen, maar gewoon meer informatie of eens bijpraten, dan kan dat ook. Bel gerust op tel. 088-428 74 72 (vast en mobiel) of mail.